mayo 13, 2022 By web master

8 Formas de Gestionar mejor la Ambigüedad y la Incertidumbre

Los líderes debaten sobre cómo gestionar la ambigüedad y la incertidumbre en tiempos imprevisibles. Como directivo, se supone que estás a cargo, pero ¿de qué? de la estrategia cambiante de la empresa, de los mercados que cambian con el viento, de las prioridades poco claras de tu jefe, incluso de un subordinado directo que puede o no estar contento con su cargo a largo plazo. La ambigüedad está en todas partes en el trabajo. Esta es la dura verdad para los directivos: Nunca alcanzarás la claridad y el control perfectos de tu trabajo. Pero puedes aprender a gestionar la ansiedad, la frustración y la confusión que suelen surgir en las situaciones de incertidumbre, y a confiar más en tu capacidad para actuar a pesar de tener información limitada. Las siguientes tácticas pueden ayudar:   1. Priorizar tu propio cuidado: Cuando no se duerme, se toma demasiada cafeína y no se hace suficiente ejercicio, es mucho menos probable poder concentrarse, gestionar las emociones y tomar buenas decisiones, todo ello fundamental para navegar en situaciones de incertidumbre. Sin embargo, con demasiada frecuencia los directivos sacrifican su propio bienestar en un esfuerzo heroico por hacer una marca en sus listas de tareas, renunciando a un entrenamiento matutino para atender una llamada temprana de un cliente, engullendo un almuerzo tardío y poco saludable durante una reunión o terminando los correos electrónicos antes de acostarse. Como dice el refrán, hay que ponerse la máscara de oxígeno antes de ayudar a los demás. Haz un inventario personal de tus hábitos de salud -especialmente en lo que se refiere a la forma de comer, hacer ejercicio y dormir- y diseña un plan de mejora. Programa tus actividades centradas en la salud (por ejemplo, ir al gimnasio, dar un paseo al aire libre a media tarde, almorzar en un restaurante que sirva comida sana) en torno a tus otros compromisos laborales. Y, cuando sea apropiado, recluta a compañeros para que se te unan en los puntos de tu plan; las investigaciones sugieren que las personas tienen más éxito al iniciar y mantener nuevos comportamientos cuando tienen un compañero de responsabilidad.   2. Observar y desafiar los pensamientos negativos en torno a la incertidumbre tan pronto como te vengan a la mente. «Nunca sobreviviremos a la fusión: todos mis mejores empleados se irán». «Tenemos que mejorar nuestros números: no tenemos ni idea por dónde comenzar». «¿Y si nuestra nueva estrategia no aumenta realmente los ingresos?» «¿Y si la recesión económica nos arruina?» Entre menos información tenga tu cerebro, más probable es que llene los vacíos con los «y si» y los peores escenarios. Y obsesionarse con las posibles catástrofes tiene un impulso propio y puede convertirse en una espiral descendente que le haga sentirse ansioso e incapaz de actuar. En lugar de decirse a sí mismo que «simplemente hay que parar» -lo que tiende a hacer una persona es a preocuparse más, no menos-, el primer paso es simplemente darse cuenta de este tipo de pensamientos. Empieza por hacer una lista de todo lo que pesa en tu mente. Luego, en lugar de dejar que tu mente se desboque, la próxima vez que surja la preocupación, intenta reconocerla en el momento, y luego desafía tu pensamiento preguntándote: «¿Será realmente el fin del mundo?» ¿Realmente se acabará la fusión? ¿Realmente no encontrarás nunca una forma de empezar a mejorar tus números? Idealmente, con el tiempo, este tipo de reconocimiento de la negatividad provocada por la incertidumbre debería ayudarte a empezar a calmarla para poder avanzar.   3. Intentar obtener algo de claridad buscando más información, haciendo un boceto y/o analizando de alguna manera la situación. Aunque no tengas toda la información que te gustaría, sí tienes algo. Haz una lista de lo que sabes, y luego añade lo que no sabes pero que consideras que es importante. Hay varias formas de intentar buscar lo que falta. Dependiendo de tu situación, podrías:
  • Preguntar a otras personas que probablemente tengan conocimientos adicionales. Por ejemplo, si se siente inseguro sobre cómo priorizar el trabajo o no comprendes el pensamiento que hay detrás de un cambio estratégico reciente en la empresa, empieza por pedirle opinión a tu jefe. ¿Necesitas aclarar algo sobre tus clientes? Un compañero del departamento de marketing puede ayudarte. En algunos casos, la respuesta que escuchará será «no lo sé» (después de todo, no eres el único que se enfrenta a la incertidumbre). Pero incluso el hecho de saber que hay algo que se desconoce puede proporcionar un nivel de claridad.
  • Plasma tu situación en un diagrama. A veces el dibujo puede ayudarte a visualizar un reto con más claridad que las palabras. Por ejemplo, supongamos que tu equipo está emprendiendo un proceso por primera vez. Hacer un mapa del objetivo final, los pasos a seguir y los distintos actores y riesgos puede ayudarte a ver cómo pueden encajar todas las piezas.
  • Utiliza una técnica de resolución de problemas, como los 5 porqués, para llegar a la raíz del problema. Quizá sepas que tienes un problema, pero no tienes claro cómo resolverlo. Para averiguar las posibles causas que podrían llevarte en la dirección correcta, intenta hacer una lluvia de ideas con una simple lista de «lo que podría estar pasando».
  4. No caer en la parálisis del análisis. Como directivo, hay muchas cosas que dependen de tus decisiones: el éxito financiero de tu empresa, tus propias posibilidades de ascenso profesional, el respeto de los compañeros, el nivel de compromiso, el rendimiento y la satisfacción laboral de tus colaboradores directos. No es de extrañar que algunos directivos entren en un modo perpetuo de búsqueda de información en nombre de aprender «lo suficiente» para tomar la decisión correcta. Para evitar que la incertidumbre provoque una búsqueda interminable de más información, hay que intentar poner un límite a la información que se recopila. Por ejemplo, permítete aprender todo lo que puedas en dos semanas, o el plazo que sea adecuado para las presiones de tu negocio, y luego comprométete a seguir adelante. Algunas de tus decisiones acabarán siendo erróneas: es inevitable. En lugar de buscar el camino perfecto, céntrate en hacerlo lo mejor posible y estar abierto a la retroalimentación y el aprendizaje.   5. Comunicar la ambigüedad con honestidad al equipo.  Y dales toda la información posible para ayudarles a hacer bien su trabajo. Puede ser difícil admitir que no se sabe algo, especialmente cuando se supone que se está al mando. Pero por muy desorientador y desmotivador que le parezca el «no saber», puede parecerlo aún más a los subordinados directos, que tienen un contexto más amplio que el propio. Los grandes directivos luchan contra el impulso de callarse (o peor aún, de inventar respuestas cuando alguien tiene una pregunta difícil) y, en su lugar, narran el panorama laboral de sus equipos tal y como lo ven, incluyendo no sólo lo que saben, sino también lo que no saben, y cómo se relaciona todo ello con el trabajo del equipo. Por ejemplo:

«Estamos avanzando en el lanzamiento de un nuevo producto este año como parte de nuestra estrategia de crecimiento. No sabemos cuál será, así que tendremos que planificar un proceso de concepción. Y el equipo de logística tendrá que pensar en la distribución. No se reunirán al respecto hasta el mes que viene, así que para entonces tendré más información».

La comunicación sobre el fracaso también es importante para tus subordinados directos, ya que puede liberarlos para que sean más productivos e innovadores en su trabajo. Puedes añadir:

«Existe la posibilidad de que este producto no tenga buena acogida entre los usuarios; siempre es una posibilidad. No pasa nada. Si no lo hace, al menos sabremos mucho más sobre nuestros usuarios que antes y podremos aplicar lo aprendido al siguiente producto».

A continuación, pregúntese periódicamente: ¿Qué información puedo compartir para ayudar a mis colaboradores directos a tomar mejores decisiones? Compartir generosamente y con frecuencia -incluso si es para informar de que todavía no sabe algo- y encontrarás que tus informes directos estarán más inclinados a compartir de vuelta, potencialmente dándote información que aumenta tu nivel de claridad.   6. Comenzar a actuar con pequeños pasos, e ir adaptándose a medida que se disponga más información. Si no sabe lo suficiente como para dar un gran paso, no pasa nada. Hay que comenzar dando un pequeño paso. Esto proporcionará el doble beneficio de crear un cierto nivel de claridad para el equipo ( has tomado una decisión, en lugar de hacer girar las ruedas con indecisión) y comenzar a mover el grupo en una dirección que puede ser evaluada. Pide a tus colaboradores directos que te ayuden a determinar los objetivos a corto plazo, a definir cómo se medirá el éxito y a asignar funciones para avanzar. No sólo tienen buenas ideas, sino que su participación en el proceso les ayudará a sentir que tienen algo que opinar sobre su destino y garantizará que todos tengan una comprensión compartida del panorama laboral que tienen por delante. Además, es importante explicarles que la agilidad es fundamental y que es posible que tengan que cambiar su enfoque a medida que se desarrollen los acontecimientos. Luego, recopila muchas opiniones de tus subordinados directos, de tus compañeros y de tu jefe (y dáselas) sobre cómo van las cosas. Mantente alerta a las señales que indiquen que tu plan no va a funcionar como estaba previsto y que debes corregir el rumbo.   7. Tomarse el tiempo necesario para celebrar los logros que tú y tu equipo alcancen. Es fácil meterse de lleno en un proyecto, tratando de encontrar el camino, y olvidarse de levantar la cabeza y darse cuenta de los progresos que han conseguido tanto tú como tu equipo. Pero recuerda que estás gestionando personas, no sólo proyectos. Celebrar los avances ayuda a todos a mantenerse motivados, especialmente cuando algunas cosas son (y pueden seguir siendo) difíciles. Diseñar las celebraciones en función de la magnitud del logro y de cómo prefieren ser reconocidos tus colaboradores directos. ¿Se trata de un gran objetivo cumplido digno de una fiesta? ¿O se trata más bien de un logro para chocar los cinco, de un buen fin de semana? ¿Se debe reconocer a todo el equipo o sólo a la persona responsable? ¿Disfruta esta persona de los elogios públicos o prefiere algo más discreto?   8. Reflexionar sobre lo que aprendes de las experiencias clave y perfeccionar tu enfoque. ¿Qué ha funcionado y qué no? Si no le dedicas tiempo a evaluar lo bien que tú y tu equipo tomaron decisiones ante la incertidumbre, serás presa de los mismos hábitos la próxima vez. Los directivos con mentalidad de mejora hacen de la reflexión una parte de su rutina habitual. Y piden regularmente a sus colaboradores directos que aporten sus puntos de vista, ya sea solicitando comentarios generales o analizando la efectividad de un proyecto o proceso. También se puede aprender mucho de los compañeros que se enfrentan a retos similares. Tal vez hayan descubierto estrategias que les ayudaron a salir mejor parados que tú, y que puedes utilizar la próxima vez. O tal vez hayan tenido tantos o más problemas que tú, ayudándote a ver que cualquiera habría tenido problemas dadas las circunstancias.   Para obtener más información sobre cómo las organizaciones pueden transformar el miedo en tiempos impredecibles, contáctanos al +57 3107686737  o envíanos un correo electrónico a gestion@franklincovey.com.co / soporteconsultoria@franklincovey.com.co
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