Tome El Control De Sus Aplicaciones Para Aumentar Su Productividad
En el vertiginoso mundo digital actual, la eficiencia se traduce en productividad. Desde gestionar correos electrónicos hasta coordinar reuniones, nuestras aplicaciones desempeñan un papel crucial. Sin embargo, a menudo nos encontramos lidiando con una avalancha de notificaciones, distractores y aplicaciones redundantes que obstaculizan nuestro rendimiento. ¿La solución? Tomar el control.
Mientras busca entre aplicaciones para encontrar la estadística que su jefe deseaba antes de que transcurriera la hora, suenan notificaciones: acaba de llegar un correo electrónico, apareció un mensaje instantáneo y otra App le recuerda que su próxima reunión comienza en 7 minutos. Su tecnología debería ayudarlo, pero en este momento lo abruma y lo distrae.
Con una pequeña inversión de tiempo y atención, puede configurar sus aplicaciones para brindarle un mejor servicio. Aquí hay una guía detallada y completa para optimizar sus aplicaciones y elevar su eficiencia diaria.
1. Haga un Inventario de sus Aplicaciones Diarias en Todos sus Dispositivos.
Antes de sumergirse en el complejo mundo de las aplicaciones, realice un inventario. Similar a revisar su refrigerador para verificar suministros esenciales, pregúntese si las aplicaciones que posee son las más adecuadas para su trabajo. Utilice nuestro Organizador de Aplicaciones de Trabajo Común (disponible en PDF o en la siguiente imagen) para mapear sus aplicaciones y clasificarlas en cinco categorías, facilitando una visión general de su conjunto de herramientas digitales.
2. Decida qué Aplicaciones Funcionan Mejor para sus Tareas.
La elección de las aplicaciones puede ser abrumadora, pero es crucial seleccionar aquellas que se adapten a sus necesidades específicas.
- ¿Los compañeros de trabajo usan la aplicación?
Usar la misma aplicación facilita la colaboración, incluso si cree que una aplicación diferente funciona mejor. - ¿Qué tan bien hace lo que necesita?
Una aplicación puede abordar varias tareas por usted. O una aplicación con características que le gustan puede que no lo ayude a hacer su trabajo esencial. Por ejemplo, si los superiores quieren tableros que su aplicación de administración de proyectos favorita no puede crear, es posible que no valga la pena usarlos. - ¿Es fácil de usar (o aprender a usar)?
Las interfaces de usuario difieren, pero lo importante es que sea intuitivo para usted. ¿Tienen sentido para usted los iconos, las opciones de menú y los procesos? ¿Puede descubrir cómo hacer las cosas rápidamente? - ¿Funciona bien en todos los dispositivos?
Si cambia de dispositivo, quiere que lo que hace en un dispositivo se muestre automáticamente en los demás, para que todo esté sincronizado. - ¿Funciona con otras aplicaciones?
Si la funcionalidad de las aplicaciones se superpone, ¿las aplicaciones comparten datos fácilmente para evitar la duplicación del trabajo? Por ejemplo, las reuniones que reserve en una aplicación de programación deberían aparecer automáticamente en su calendario para que no tenga que ingresarlas dos veces.
3. Comprométase a Usar las Aplicaciones de Manera Constante para Tareas Específicas.
La consistencia en el uso de aplicaciones es clave. Si bien la elección puede depender de la tarea, es fundamental comprometerse con una aplicación específica para tareas particulares.
Si sus aplicaciones no tienen funciones superpuestas, debe usar la única aplicación disponible para una tarea. Pero en muchos casos, usted tiene una opción. Por ejemplo, si decide mantener las notas del proyecto y las notas de la reunión en aplicaciones separadas, asegúrese de mantener las notas del proyecto en su aplicación de notas del proyecto y no en la aplicación de notas de la reunión solo porque está en una reunión.
Evite la tentación de cambiar entre aplicaciones para la misma función, lo que ahorra tiempo y minimiza la posibilidad de errores.
4. Ordene sus Espacios de Trabajo Virtuales Agrupando y Eliminando Aplicaciones.
Organice su espacio digital para una eficiencia óptima. Coloque las aplicaciones más utilizadas en ubicaciones accesibles, como menús rápidos o barras de herramientas. Reduzca el desorden visual eliminando íconos innecesarios o desinstalando aplicaciones no utilizadas. Agrupe aplicaciones relacionadas en carpetas para una rápida accesibilidad y mantenga un “Archivo de Aplicaciones” para aquellas que aún no está listo para eliminar.
5. Personalice las Notificaciones para Minimizar las Interrupciones.
Las notificaciones pueden ser una bendición o una maldición. No necesita tres recordatorios diferentes para decirle que una reunión está a punto de comenzar. Y es posible que no necesite saber cada vez que un colega comenta un documento compartido. Para proteger su enfoque, configure notificaciones para brindarle información solo cuando realmente la necesite:
- Habilite las notificaciones inmediatas de las aplicaciones que le brindan información crucial. Para las aplicaciones que tienen notificaciones superpuestas (como recordatorios de reuniones), decida qué aplicación hará la notificación y deshabilitará las demás.
- Desactive todas las notificaciones en las aplicaciones que no necesitan enviarle información, como una aplicación de procesamiento de texto.
- Desactive las notificaciones inmediatas para aplicaciones con información no urgente, como tener un ícono que “rebote” cuando alguien publique en la aplicación de mensajería instantánea de la empresa, y en su lugar opte por un “resumen” de la actividad.
- Active la función de “no molestar” en su dispositivo para evitar ser interrumpido. Pero asegúrese de brindarles a las personas una forma de comunicarse con usted si es absolutamente necesario.
6. Aprenda a Ser un Usuario Avanzado para su Aplicación Más Utilizada.
¿Alguna vez vio a un colega hacer algo en unos pocos segundos que le tomó varios minutos frustrantes? Los usuarios avanzados saben cómo usar accesos directos e integraciones para ahorrar tiempo y esfuerzo.
Conviértase en un maestro en su aplicación principal. Explore funciones avanzadas, accesos directos y posibles integraciones para aprovechar al máximo su herramienta elegida.
Para saber cómo puede ser más eficiente en su aplicación favorita:
- Consulte consejos rápidos, tutoriales y ayuda en la aplicación.
- Busque en línea consejos de revisores de tecnología o del fabricante de la aplicación.
- Pregunte a otros usuarios de la aplicación sobre los accesos directos y las integraciones que han descubierto.
7. Audite Regularmente sus Aplicaciones.
Tecnología, trabajo y cambio de vida. Sus aplicaciones y la forma en que las usa también deberían cambiar. El entorno digital evoluciona constantemente, y sus aplicaciones deben seguir el ritmo.
Programe auditorías regulares para evaluar la eficacia de sus aplicaciones. Revise trimestralmente su inventario, elimine aplicaciones obsoletas y considere nuevas incorporaciones solo si mejoran significativamente su flujo de trabajo, evalúe de forma puntual:
- ¿Esta aplicación me ayudará a hacer algo para lo que necesito ayuda?
- ¿Hace algo que mis otras aplicaciones no hacen?
- ¿Funciona mejor que una aplicación actual?
A veces, las personas con las que colabora presentan nuevas aplicaciones y es posible que no tenga más remedio que usarlas. Algunos de ellos podrían mejorar su vida laboral. Pero si no lo hacen, puede valer la pena iniciar una conversación sobre con cuáles desea comprometerse como equipo.
En resumen, dominar sus aplicaciones es esencial para maximizar la productividad. Al invertir tiempo y atención en la optimización de su conjunto de herramientas digitales, puede enfrentar el día laboral con confianza y eficacia.
Recuerde, las aplicaciones deben ser sus aliadas, no sus distracciones. ¡Optimice hoy y libere su potencial!
Información Adicional sobre Productividad y Gestión del tiempo – Las 5 Elecciones Hacia la Productividad Extraordinaria®
