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Políticas de Tratamiento de la Información

Covey Leadership Center Colombia S.A.S.

 

En virtud de lo estipulado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y dando cumplimiento a las obligaciones impuestas en esta normatividad, Covey Leadership Center Colombia S.A.S. (en adelante Covey), las siguientes Políticas de Tratamiento de la Información (en adelante la “Política”).

 

Responsable

 

Como responsable del tratamiento de datos personales, Covey tiene los siguientes datos de contacto:

 

  • Covey Leadership Center Colombia S.A.S.
  • NIT. 830.017.888 – 9
  • Domicilio: Bogotá D. C.
  • Dirección: Av. Carrera 45 #103-34 oficina 202, Edificio Logic 2
  • Teléfono: +57 (1) 6102657

[email protected]

Principios

 

    • a) Principio de legalidad: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

 

    • b) Principio de libertad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

 

    • c) Principio de finalidad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Covey estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

 

    • d) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

    • e) Principio de transparencia: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de Covey, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

 

    • f) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de Covey será de medio.

 

    • g) Principio de seguridad: los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Covey, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan.

 

  • h) Principio de confidencialidad: todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

Definiciones

 

Las principales definiciones que se utilizan en el presente documento y que les serán de utilidad tanto a los encargados, responsables y titulares de los datos son las siguientes:

 

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*Se podrán consultar la totalidad de las definiciones referentes al tema de Protección de Datos Personales en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.

 

Derechos de los Titulares de los Datos Personales

 

Los Titulares  de los datos personales tienen los siguientes derechos:

 

  • Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a  Covey, en su condición de responsable del tratamiento.
  • Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a Covey, en su condición de Responsable del Tratamiento.
  • A recibir información por parte de Covey previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

Tratamiento y Finalidad

 

En virtud de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y de conformidad con las autorizaciones otorgadas y que se otorguen por parte de los titulares de la información, Covey realiza actividades que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y las autorizadas por los Titulares de los datos personales.

 

Covey solo recopila y recibe información personal voluntariamente suministrada por los Titulares por medio de los canales dispuestos y diseñados para tal fin. Generalmente recopila la información correspondiente a sus empleados, proveedores, clientes y asistentes a talleres. Las bases de datos que Covey obtiene, no se venden ni se alquilan a terceros y solo serán utilizadas para los fines indicados a los Titulares, autorizadas por éstos y por el tiempo establecido, manteniéndose de la forma más segura posible garantizando un alto grado de privacidad de la misma.

 

Protección De Datos Personales

 

COVEY utiliza medidas técnicas y organizativas para proteger la información personal que recibe, contra la pérdida, mal uso y alteraciones no autorizadas y para proteger su confidencialidad.

 

Autorización

 

En todos los casos de recolección de datos, Covey solicitará la autorización por parte del Titular para tratar sus datos personales indicando la finalidad para la cual se recopila, el término por el cual se realizará el Tratamiento y si sus datos serán transferidos o transmitidos,  salvo en los siguientes casos:

 

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Prueba de la Autorización: Covey de acuerdo al medio que se haya utilizado para obtener la autorización para realizar el Tratamiento sobre los datos personales, mantendrá en sus bases de datos y a disposición de los Titulares prueba de la autorización.

La autorización podrá ser revocada siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Finalidad

Covey en virtud de su objeto social y los principios señalados por la normatividad vigente en la materia (legalidad, libertad, finalidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad), recopila diversos tipos de datos e información con el fin de operar correctamente y poder proporcionar calidad, seguridad y certeza en todos sus productos y servicios. Estos datos son recopilados cuando se realice: cualquier tipo de vinculación laboral, acuerdos comerciales, por medio del registro en nuestro sitio web, campañas para la promoción de productos y servicios, así como en los talleres y eventos realizados por Covey.

Proveedores: Sus datos serán utilizados como mecanismo de contacto en caso de requerir sus servicios, aclarar o solicitar garantías, procesos de facturación, realizar pagos, verificación del pago realizado, dar cumplimiento a obligaciones tributarias.

Empleados: La base de datos de empleados, busca tener actualizada la información de los funcionarios con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada. De igual manera estos datos serán utilizados para realizar las afiliaciones propias a EPS, ARL, Caja de compensación, Fondo de pensiones y cesantías; así como para el desarrollo de las actividades de bienestar previstas  en el programa de Sistema de Gestión de la Salud y la Seguridad en el Trabajo (SGSST) o actividades de integración realizadas por Covey. También se utilizaran los datos de contacto de emergencia en caso de un incidente, accidente o enfermedad en el trabajo donde sea necesario informar a un tercero.

La base de datos de Ex empleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo titular su información durante el término establecido en la ley laboral. De igual modo y de manera expresa por el ex empleado se darán referencias personales a entidades que las soliciten por un periodo de tiempo que el ex empleado determine.

 

Clientes: un Ofrecer los servicios propios de Covey, realizar labores de comercialización, fidelización y seguimiento, así mismo, para la atención de quejas y reclamos. Se tratarán los datos personales de los clientes, únicamente para la prestación de los servicios contratados e informar sobre los servicios contratados.   Los datos de los clientes serán tratados por el periodo que se establezca mediante la relación contractual o por el tiempo indicado en la normatividad vigente. Así mismo, Covey envía información sobre nuevos productos, invitaciones a eventos y actividades de socialización.

 

Asistentes a talleres: Llevar registros de asistencia, entregar certificaciones, entregar resultados de las mediciones realizadas en los talleres. Enviar información sobre actividades a desarrollar por Covey e invitaciones relacionadas con los talleres que Covey realiza.

 

Registro Nacional de Bases de Datos

Covey de acuerdo con la normatividad vigente procederá a inscribir ante el Registro Nacional de Bases de Datos de las bases de datos que posee y que se encuentran sometidas a tratamiento, manteniendo su deber de confidencialidad con los Titulares de los Datos Personales.

Datos Sensibles y Datos de Menores de Edad

Cuando se requiera realizar el Tratamiento de datos sensibles ode datos de menores de edad, , Covey protegerá con especial cuidado este tipo de datos. Todos nuestros empleados y colaboradores son conscientes del Tratamiento adecuado que debe darse sobre los datos personales y sobre aquellos considerados como sensibles, por lo que bajo una cláusula de confidencialidad se comprometen a respetar políticas de reserva, secreto profesional y seguridad de información, de la misma manera, para el tratamiento de datos sensibles, se solicitará a los titulares de este tipo de datos, autorización expresa y explícita para el tratamiento de datos sensibles, únicamente cuando el tratamiento de este tipo de datos sea extremadamente necesario.

En caso de requerirse realizar tratamiento de datos de menores de edad para (niños, niñas y adolescentes), se requerirá de autorización expresa de los Titulares (en el caso de menores de edad de sus padres de familia o representantes legales quienes deberán acreditar su calidad de tal) en la que se informe que se responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales (Art 12 Dcto 1377/2013) y las demás establecidas por la ley. Covey se abstendrá de realizar tratamiento de datos de menores de edad, cuando éste no sea autorizado por sus padres o representantes legales o cuando éste no sea necesario.

 

Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares

 

Canales Habilitados – Área Encargada

 

Las peticiones, consultas y reclamos presentados por los Titulares de los datos personales tratados por Covey, con el fin de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

 

Área Encargada: Dirección de Mercadeo

Dirección: Av. Carrera 45 #103-34 oficina 202, Edificio Logic 2

Teléfono: 6102657

Correo electrónico: [email protected]

Procedimientos para Consultas

 

En caso de consultas sobre datos personales, Covey habilitó los medios anteriores para su atención. La consulta será atendida en un término de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, con los documentos soportes que den cuenta de la legitimación para el ejercicio de los derechos de Titular. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término inicial, Covey informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá la consulta, término que no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Procedimientos para Reclamos

 

Cuando se requiera realizar un reclamo, instaurar una queja o solicitarse la supresión de datos personales, deberá realizarse por los canales habilitados para tal fin por el Responsable, mediante comunicación en la que se describa los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañado de los documentos que se quisiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Se informará en el término máximo de dos (2) días al área encargada Dirección de Mercadeo para surtir el trámite.

 

Una vez se reciba el reclamo en debida forma por parte la Dirección de Mercadeo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en el término máximo de dos (2) días hábiles, leyenda que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El reclamo será atendido en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo en el término inicial, Covey informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, este segundo término será máximo de ocho (8) días hábiles contados desde el vencimiento del primer término.

Quien realice el reclamo deberá identificarse plenamente con el fin de verificar si cuenta con la capacidad para realizar este trámite y responder a su solicitud.

Supresión de datos

 

Todos los Titulares tienen el derecho, en todo momento, a solicitar a [email protected], la supresión de sus datos personales cuando:

 

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Covey.

 

Deberes de los Responsables del Tratamiento

 

El responsable del tratamiento de la información será Covey. La Dirección de Mercadeo será la encargada de la recepción de las peticiones, quejas, reclamos, consultas y modificaciones y consultas de todo tipo relacionadas con los datos personales. En esta área se dará trámite a las consultas, reclamaciones, modificaciones y/o supresiones solicitadas en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.

 

El responsable del tratamiento tendrá las siguientes funciones:

 

  • Recibir, tramitar y dar respuesta a las solicitudes realizadas por los titulares de los datos personales en el término previsto por la Ley al respecto.
  • Indicar a los encargados del tratamiento los fines para los cuales se recolectó inicialmente la información, la autorización y los medios utilizados para dicha recolección.
  • Informar de forma adecuada y oportuna a los titulares de los datos personales, sobre el tratamiento al que serán sometidos sus datos personales, así como de la forma de ejercer su derecho de Hábeas Data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se le suministra al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y aportar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a reste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente los datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad aplicable.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en los Artículos 14 y 15 de la Ley 1582 de 2012 y en el presente Manual.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Deberes de los Encargados del Tratamiento

 

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1681 de 2012.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular cualquier información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

Covey tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona (Dirección de Mercadeo), le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

Vigencia

 

La presente Política se encuentra vigente desde el 13 de febrero de 2017, cualquier cambio sustancial en las mismas será informado a través del mismo medio en que se dio a conocer, y posteriormente, en cualquier otro medio que se considere pertinente.

 

El periodo de vigencia de la base de datos será el tiempo necesario y razonable de acuerdo al tratamiento al que se sometan los datos personales, el cual será informado al Titular en cada caso. Sus modificaciones serán comunicadas oportunamente a los titulares antes de implementar sus cambios.